Payfit : « Tout est basé sur la responsabilité et la confiance des employés. »

Comment est née l’idée du « Work From Anywhere » ?

Nous avons lancé cette politique juste après le premier confinement. Cette période en 100% télétravail nous a permis de mieux comprendre l’impact du travail à distance sur nos employés. Nous avons mené des sondages pendant le confinement : 90 % des salariés nous ont dit qu’ils se sentaient plus épanouis avec plus de flexibilité. 80% d’entre eux ont déclaré se sentir plus productifs avec cette flexibilité. Nous avons planché avec l’équipe RH sur les grandes idées de cette nouvelle organisation du travail, avant d’en discuter avec les fondateurs, responsables et employés. Le projet a été lancé en juillet 2020. Tout n’était pas parfait, nous avons appris en avançant. Aujourd’hui nous permettons à nos employés de travailler d’où ils veulent à-peu-près quand ils veulent en respectant le cadre légal.

Cela permet d’avoir un réel équilibre vie pro - perso, les employés peuvent organiser leur journée de travail comme ils l’entendent, tant qu’ils sont productifs et qu’ils s’organisent bien. Tout est basé sur la responsabilité et la confiance des employés.

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Une centaine d’employés vivent en région

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Quelles sont les obligations des collaborateurs ?

Nous recommandons aux employés de venir au moins une fois par mois dans les bureaux car le contact humain et les moments de partage “en présentiel” sont primordiaux.

Ils ont la possibilité de s’installer en province s’ils le souhaitent. Aujourd’hui une centaine d’employés vivent en région. Ils disposent d’un budget de 400 euros par mois, intégrant le logement, les transports et les repas lors des déplacements à Paris.

Par ailleurs, si un collaborateur veut partir travailler à l’étranger, il peut tout à fait le faire mais il doit revenir au bureau au bout de trois mois, et ce afin de préserver la culture d’entreprise et la cohésion d’équipes. Nous limitons à 6 mois par an le temps passé à l’étranger pour des raisons fiscales. Les collaborateurs sont libres de séjourner où ils le souhaitent dans le monde, à l’exception de certains pays qui sont exclus de notre politique pour des questions d’assurances (le Canada ou les Etats-Unis notamment) ou de sécurité.

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En matière d’assurances justement, comment les salariés sont-ils couverts depuis l'étranger ?

Les collaborateurs doivent remplir une demande interne en ligne quand ils souhaitent se rendre à l’étranger plus de deux jours. C’est important pour nous de savoir où ils sont exactement et combien de temps pour des questions légales et de sécurité. La demande est traitée par les RH et l’équipe IT qui vérifient notamment s’ils sont bien couverts et si le pays n’est pas à risque. Les RH doivent aussi les déclarer à la CPAM, la Caisse Primaire d'Assurance Maladie. Dans l'Union Européenne, en plus, il y a la CEAM, la Carte Européenne d’Assurance Maladie qui permet d'accéder aux services de santé des états membres plus facilement. Nous demandons également à l’employé d’avoir une assurance privée quand il part à l’étranger car l’Assurance Maladie ne prend pas en charge certains frais.

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Quel est le taux d’occupation de vos bureaux à Paris ?

Hors période covid, il y a du monde les mardi, mercredi et jeudi, environ 60 à 75% des espaces sont occupés ces jours-là. Les bureaux sont moins fréquentés les lundi et vendredi, avec 25 à 30 % d’occupation des locaux.

Nos collaborateurs sont principalement des profils hybrides qui alternent entre télétravail et bureau. Mais certains viennent tous les jours, d'autres sont presque entièrement en télétravail.

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Quelle est la philosophie du Work from Anywhere ?

C’est un élément-clé de la culture de PayFit, qui contribue à l’épanouissement des employés, c’est l’une des missions de l’entreprise. C’est très important de faire confiance à nos collaborateurs et de les responsabiliser. Grâce à cette nouvelle organisation, de nombreux employés ont pu s’engager davantage dans leurs passions, voyager,  passer plus de temps en famille et avoir un meilleur équilibre vie pro-perso.

Il y a aussi un enjeu de recrutement : cela nous permet de nous tourner vers de nouveaux talents notamment basés en province. Le Work from Anywhere est aussi un facteur de rétention et sert à maintenir des personnes qui avaient envie de partir en régions dans les mois ou années à venir.

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Quel est l’impact financier de cette politique ?

Une plus grande flexibilité invite à repenser les budgets. Comme mentionné précédemment, nous consacrons une enveloppe pour les déplacements des salariés vivant en province.

Nous avons aussi revu à la hausse le budget des team-buildings, pour renforcer la cohésion d’équipe. C’est encore plus important en mode hybride. Nous souhaitons en effet encourager des événements fréquents, et non des team-buildings rares au budget exorbitant.

Enfin, nous avons mis en place un budget consacré aux équipements pour que nos salariés se sentent bien et soient efficaces dans leur espace de travail.

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Quelles sont les limites de cette politique ?

C’est une organisation du travail qui est très flexible avec peu de contraintes. Mais il faut garder en tête que les clients et l’équipe doivent passer avant tout.

Si un employé occupe un poste dans le cadre duquel il est en contact direct avec les clients, il aura besoin de travailler sur le même fuseau horaire qu'eux. Sinon, son rythme sera peu satisfaisant : mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée, difficulté de communication avec les équipes et les clients... Ce n'est pas ce que PayFit souhaite encourager. Il nous semble donc dans certains cas, difficile de travailler dans un pays où le décalage horaire est conséquent.

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Quel est le rôle des managers dans la gestion du Work From Anywhere? N’est ce pas trop contraignant pour eux à gérer ?

Le rôle des managers a été renforcé avec cette nouvelle organisation du travail :

D’une part, ils doivent être encore plus disponibles pour leurs équipes et fixer des objectifs clairs sur les manières de travailler. Par ailleurs, ils doivent aussi s'assurer que les salariés collaborent efficacement, qu'ils restent motivés et épanouis.

Les managers ont la possibilité d'organiser le rythme de travail de leur équipe comme bon leur semble et de fixer des rituels réguliers pour maintenir une bonne cohésion.

Ils disposent aussi d’outils et de formations pour engager leur équipe et leur faire pleinement confiance. Ils ont notamment à leur portée des vidéos de formation sur différents thèmes, le leadership, l’organisation de meeting à distance ou encore la prévention de l’isolement.

Nous les avons également interrogés sur leurs bonnes pratiques mises en place pendant le confinement afin de créer un "guide manager" en interne. Enfin, les équipes RH sont évidemment à l’écoute des besoins et demandes des managers pour les accompagner au mieux dans cette organisation du travail.

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Offishall est une solution de gestion de présence des collaborateurs qui a pour objectif d'accompagner les structures dans la mise en place du mode de travail hybride - alternance entre télé-travail et présentiel. L'entreprise permet chaque jour à des milliers d’utilisateurs de savoir qui est où quand et donc de (mieux) se retrouver au bureau. L'outil Offishall Planning contribue à booster l'attractivité des structures en les aidant à relever le grand défi RH de la décennie : celui de la flexibilité du travail.