Le smart working est une nouvelle forme d’organisation du travail qui optimise les ressources de l’entreprise pour satisfaire directions et collaborateurs.
C’est très simple : travailler intelligemment en prenant en compte les nouvelles formes d’organisations hybrides du travail, l’environnement post-covid et le rôle des nouvelles technologies.
Le principe du smart working est de révolutionner la façon dont nous appréhendons notre manière de travailler.
Pourquoi les organisations doivent-elles devenir plus flexibles ?
Il y a plusieurs grandes étapes qui caractérisent la pratique du smart working en entreprise. Au cours de cet article nous détaillerons comment vous pouvez améliorer votre performance en optimisant la façon de travailler de vos équipes.
Le smart working est un concept issu des nouvelles technologies et des nouveaux modes de travail hybride (télétravail, flex office, hot desking) qui propose plus de flexibilité et d’adaptabilité à l’organisation moderne du travail.
Le smart working est un ensemble de pratiques managériales créées pour aider les organisations à repenser leur approche du travail, et pour les encourager à adopter les innovations digitales.
L'idée sous-jacente est de donner aux gens l'autonomie et la flexibilité de choisir où, quand et comment travailler, en se concentrant sur les résultats et les conséquences plutôt que de compter les heures de travail au bureau.
À l'heure où les entreprises s'efforcent d'offrir des produits et services plus innovants, de réduire leurs coûts opérationnels et d'accroître l’engagement collaborateur, la guerre des talents est de plus en plus intense ! Le smart working apparaît comme une solution d’avenir, comme l’a montré la pandémie de COVID-19, les entreprises doivent l'adopter dès aujourd'hui.
Pour de nombreux collaborateurs, la possibilité de travailler à domicile, dans des espaces de co-working ou même dans des cafés (dès lors qu'il y a une connexion internet) est un élément favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le télétravail, selon un rapport, pourrait même doper la productivité et la performance.
Cependant, le travail à distance ne consiste pas seulement à s'éloigner du bureau. Dans ce contexte , les travailleurs ont l’occasion de trouver la formule hybride qui leur convient le mieux en découpant leurs semaines. La plupart des structures ont opté pour la formule hybride suivante : 3 jours au bureau, 2 jours en télétravail. Le travail ne correspond plus uniquement au lieu de travail de l’entreprise mais au modèle d’organisation élaboré par le collaborateur lui-même.
L’entreprise représente alors une multitude de modes de travail.
Nous avions évoqué dans l’introduction le contexte de guerre des talents: ainsi, les entreprises proposant le modèle de travail hybride améliorent leur marque employeur et boostent leur stratégie de recrutement (plus de détails dans la partie suivante).
Le smart working, ce n’est pas seulement donner aux collaborateurs plus de liberté. Quand on accorde moins d'importance à un lieu de travail, la culture de l'entreprise peut se diluer. Les structures, par conséquent, doivent réfléchir à une ligne de conduite claire pour ne pas désengager leurs collaborateurs, exposés à l’isolement ou encore aux risques psycho-sociaux quand ils travaillent depuis leur domicile.
Le smart working est une base de la nouvelle organisation hybride du travail. Néanmoins, il doit être rigoureusement mené par une direction d’entreprise consciente des éventuels risques qui peuvent accompagner ce changement.
Lorsque une entreprise est agile et que ses collaborateurs sont répartis entre des lieux différents (bureaux, remote, pays étrangers, etc.), la question de l’engagement collaborateur est plus que jamais d’actualité.
Les managers doivent également être vigilants vis-à-vis des tentations liées au micro-management en mode hybride.
Ainsi, pour prévenir ce type de comportement, les experts des ressources humaines encouragent les entreprises à articuler leur politique RH et leur conduite du changement autour de la data. Les organisations ont besoin d'un écosystème SI adapté à cette nouvelle approche, qui va leur permettre de communiquer cette vision de partager la donnée et surtout d'inciter les collaborateurs à être performant.
Plus les organisations deviennent flexibles, plus il devient nécessaire d’investir dans des technologies qui facilitent le maintien de la culture et l'identité de l'entreprise au-delà du bureau principal.
Des outils très populaires et performants comme Slack ou Teams permettent de conserver ce lien entre collaborateurs, via notamment des chats. S' ils facilitent la communication interne et le suivi des projets, ces outils de messageries et visio-conférences n’ont pas été développés pour répondre à tous les enjeux du travail hybride. Ainsi ils ne répondent pas à toutes les problématiques apportées par les changements d’organisation liés à la généralisation du distanciel.
L’épidémie de covid a profondément transformé la vie de bureau. En apportant de nouveaux défis aux managers et acteurs RH, la pandémie a mis en lumière des problématiques aujourd’hui centrales; notamment celle de se retrouver au bureau ou encore de recréer le collectif dans les espaces de travail. C’est dans ce contexte que diverses solutions de gestion du travail hybride ont émergé.
Pour répondre aux enjeux du smart working, les solutions de gestion de présence semblent aujourd’hui incontournables pour les organisations.
Ces outils permettent aux entreprises de facilement suivre leurs collaborateurs dispersés aux quatre coins du monde, quelle que soit la charte télétravail adoptée (flex office, full remote, un jour de télétravail par semaine, etc.).
Pensés pour structurer le smart working, ces outils permettent à chaque collaborateur de déclarer d’où il souhaite travailler pour retrouver ses collègues au bureau lors des moments collectifs (team building, réunions d’équipes, séminaires, événements, etc.). Côté manager, ces outils génèrent des données de présence capitales pour piloter une stratégie de smart working et aident les directions à mieux conduire ces changements organisationnels.
Le smart working se distingue des autres formes d’organisation du travail à bien des égards !
Pour résumer, le smart working :
Nous verrons dans la partie suivante les bénéfices de cette stratégie.
Le travail intelligent présente de nombreux avantages pour les entreprises innovantes. Voici ci-dessous quelques exemples.
Le smart working via le télétravail et une réorganisation de l’espace de travail de l’entreprise va permettre aux collaborateurs de privilégier leurs tâches : ils organisent leur semaine pour être plus productifs :
Le smart working va permettre à l’entreprise d’améliorer sa politique de marque employeur en mettant en avant les bénéfices (flexibilité des horaires pour l’équilibre vie pro / perso par exemple) et bénéficier d’un vivier de candidats beaucoup plus large en ne se concentrant pas forcément sur la localisation de l’entreprise pour dénicher des talents.
Quand on parle de smart working on parle notamment d’expérience collaborateur. Les collaborateurs exerçant leur profession dans le cadre d’organisations hybrides et flexibles sont naturellement plus satisfaits, ce qui favorise leur engagement envers l’entreprise. Tous les éléments cités dans cet article (flexibilité horaires, liberté de moyens, outils mis à disposition) font partie intégrante de l’expérience collaborateur.
Comme évoqué précédemment, le smart working permet de satisfaire les collaborateurs demandeurs de flexibilité et de confiance. Ces valeurs sont en effet la clé de voûte du travail intelligent. Il participe donc également à dynamiser l’engagement des collaborateurs, davantage susceptibles de rester dans l’organisation sur le long-terme.
Suite aux problématiques de risque viral largement explorées pendant la pandémie de covid, le mode de travail hybride (télétravail / présentiel) apparaît comme un moyen efficace pour lutter contre les transmissions de virus et par conséquent faire chuter le nombre de jours de congés maladie dans les équipes : plus besoin de venir contaminer ses collègues pour des maladies bénignes.
En revanche, la question de la détection des risques psychosociaux (risques d'isolement et de burn-out liés au télétravail) est primordiale dans ce type d’organisation !
Mais des solutions à promouvoir dans votre organisation existent pour mieux accompagner vos collaborateurs.
Certains DRH se forment même au premiers secours en santé mentale !
Des recherches ont montré que les collaborateurs sont plus productifs lorsqu'ils peuvent travailler comme ils le souhaitent (notamment le rapport du CNP cité plus haut dans l’article).
Les grands principes de la philosophie Smart Working concernent cinq domaines de la vie professionnelle : le leadership / management, le “workplace” ou lieu de travail, la technologie via l'écosystème IT, la culture d’entreprise et la politique immobilière. Dans chacune de ces catégories, des initiatives peuvent être lancées afin d'améliorer le travail hybride et la productivité des collaborateurs.
Entreprendre un management d’équipes avec la culture du résultat, notamment :
Pour arriver à cela, les équipes de travail doivent être plus flexibles, disponibles pour leurs collègues et développer leurs compétences de coordination.
Les compétences classiques de management sont par conséquent quasiment obsolètes dans ce type d’environnement. Tout ne doit pas changer du jour au lendemain mais la flexibilité devient désormais la norme.
Repenser la politique de workplace avec notamment une gestion transparente de la réservation de bureaux et de salles de réunions.
Les espaces de bureaux sont dédiés à des activités particulières et non plus attitrés à des individus : salles de réunion, salles de repos, zones silencieuses, zones de travail en groupe, etc.
Comme nous l’avons précisé dans d’autres articles, nous avons d’un côté la plupart des travailleurs qui passent du temps dans les transports pour aller / revenir du travail et de l’autre des entreprises qui ont des taux d’occupation trop faibles de leurs bureaux.
Le smart working par sa flexibilité va venir satisfaire les besoins du collaborateur et ceux de l’entreprise en optimisant les espaces des bureaux tout en répondant au voeu de flexibilité des employés.
Dans le cadre du smart working, comme vu dans le paragraphe précédent, la technologie a un rôle à jouer, si ce n’est LE rôle à jouer dans la réussite de cette stratégie.
Partager des informations et travailler ensemble, quel que soit le lieu. C’est ainsi que les solutions informatiques permettent la mise en place du smart working dans les entreprises.
Prenons l’exemple des solutions SaaS de gestion du travail hybride (présentiel / télétravail / flex office). Ces solutions rendent la gestion des lieux de travail, des services (salles de réunions, parking, repas) et événements (teams days, déjeuners d’équipe, séminaires) simples et transparents !
Grâce à des solutions on :
Avec le smart working la culture des entreprises est en pleine métamorphose : les dirigeants d’entreprises et DRH proposent à leurs collaborateurs un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Pour fonctionner, le smart working, côté entreprise, va nécessiter d’adopter une culture résolument “tech” en faisant beaucoup de veille continue sur les technologies qui peuvent améliorer le workplace de l’entreprise (qu’il soit digital ou non).
Côté collaborateur on note quatre compétences clés, qui doivent se diffuser à travers les équipes et le management :
Dernier élément, axé sur les coûts de l’entreprise, le smart working impact le budget immobilier des entreprises.
Avez-vous besoin d’autant de bureaux ?
Les organisations, dans ce contexte de rationalisation des coûts immobiliers, adoptent une politique de flex-office ou de hot desking.
Il nous semble que la productivité n’est pas proportionnelle à la taille des bureaux mais elle plutôt liée à l’expérience offerte au collaborateur dans le cadre de son activité.
Le principe ici est de rationaliser et optimiser les ressources mis à disposition des collaborateurs selon leurs besoins réels. L’entreprise propose dans ce sens des outils facilitant le travail en remote et la communication entre équipes.
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