Le guide complet pour tout savoir sur le flex office et comprendre l’évolution des nouveaux modes de travail hybride et flexible dans les entreprises.
Les termes “flex office” ou "flex space" sont les abréviations anglophones de bureaux flexibles. Ces nouveaux modes d’organisation offrent aux entreprises d'importantes possibilités d'aménagement de leurs lieux de travail pour adapter l'espace à leurs besoins.
Concrètement, le flex office est un mode de travail qui consiste à ne pas attribuer d’espace de travail personnel attitré à un collaborateur.
Dans un contexte d’hybridation du travail, les entreprises doivent être agiles pour être compétitives dans un environnement dynamique. Le marché exige rapidité et flexibilité dans tous les domaines, que ce soit la production et les services jusque dans l'espace de bureau qui est le lieu de travail commun à l'entreprise.
Pour les organisations qui ont besoin de flexibilité dans leurs espaces de bureaux, tous les acteurs ( immobilier commercial, DRH / DSI, solution de gestion du travail hybride ) se sont mis au diapason et ont suivi le rythme de l'évolution de la demande pour offrir des solutions aux besoins changeants. L'espace flexible ou flex office est une solution qui peut constituer un avantage significatif pour les entreprises qui ont besoin de tirer le maximum d'utilité d'un seul espace.
Encore un nouvel anglicisme à la mode ?
Vous avez probablement récemment entendu les termes "flex office" ou "flex space", qu'il s'agisse de discussion dans le monde du travail ou bien dans des débats concernant le “future of work”.
Mais que signifie-t-il vraiment dans le monde du travail de demain ? et pourquoi devez-vous vous renseigner sur le sujet pour votre organisation ?
Allons plus loin dans la définition du flex office. Le flex office s'adapte à l'organisation actuelle du travail pour répondre aux besoins d'autonomie et de flexibilité des employés à l’ère où 80% des télétravailleurs plébiscitent le mode de travail hybride / le télétravail selon l’enquête 2022 de la Dares (parmi les 27% des salariés en France). La mise en œuvre du flex office au sein d'une entreprise est bénéfique pour les travailleurs, mais aussi pour l'entreprise elle-même.
Un flex office est un espace de travail dédié que vous pouvez louer ou créer à des conditions flexibles. Les flex offices vous permettent de disposer d'un espace de travail privé sans les inconvénients d'un bureau traditionnel, ce mode de travail permet d’optimiser vos dépenses immobilières et de s’adapter à la demande de flexibilité des collaborateurs. Les modèles flex office se trouvent le plus souvent dans des espaces de coworking, qui regroupent de nombreux professionnels, issus de domaines et de structures différentes. Désormais, de plus en plus d’entreprises traditionnelles réduisent la taille de leurs bureaux et pratiquent une politique de flex office pour s’adapter aux nouveaux modes d’organisation du travail post-pandémie.
Les environnements de travail flexibles vous permettent de travailler à différents endroits : dans les bureaux de l’entreprise ou en télétravail quand le taux d’occupation est trop élevé un jour donné.
Le flex office offre des solutions à court ou long terme pour les entreprises qui veulent optimiser leur politique immobilière. Le foncier est en effet un des principaux pôles de dépense pour les structures. Au sein des bureaux, les postes de travail ne sont occupés que 60% du temps en moyenne, entre télétravail, RTT ou autres congés et formations des collaborateurs, selon Sarah Proust, autrice de Télétravail, la fin du bureau. Opter pour des bureaux flexibles et avec moins de postes de travail que de collaborateurs permet une optimisation conséquente. .
La réduction des coûts est l’alpha et l’oméga pour les dirigeants d’entreprise.. Au-delà de la réduction du nombre de postes de travail évoqué plus-haut, les espaces flexibles réduisent également les frais généraux en raison d’une meilleure gestion de la présence des équipes, et donc des équipements dédiés. Par exemple, les membres de votre équipe commanderont du café ou des fournitures uniquement pour les jours de présence sur leur lieu de travail !
Pour rappel, le concept de flex office repose sur le principe de ne pas attribuer un poste de travail fixe par personne.
Les organisations choisissent de “passer au flex office” pour plusieurs raisons :
Ces nouveaux espaces de travail flexibles s'adaptent aux besoins en constante évolution de l'entreprise, à l’ère ou les structures font face aux nouveaux défis apportés par la pandémie. Près de 70% des employés de bureaux considèrent que le travail hybride sera fondamental pour retenir les talents à l’avenir. Adapter le nombre de postes de travail individuels et réorganiser les espaces partagés semblent inévitable pour les entreprises.
Comme tout le reste, les espaces de travail sont appelés à évoluer dans le temps. C'est dans ce contexte qu'est né le flex office. Bien que ce concept ne soit pas nouveau, la situation actuelle ne fait qu'augmenter le nombre d'entreprises utilisant ce mode d'organisation.
Les besoins des travailleurs évoluent également : plus mobiles, plus flexibles.
Les espaces partagés et les bureaux plus ouverts permettent aux employés de se rencontrer plus souvent au sein du bureau et d'échanger des idées, ce qui est bénéfique pour la collaboration et l’esprit d'équipe dans l'entreprise.
Selon la Harvard Business Review, le flex office entraîne une hausse de productivité de +50% un gain d’engagement de +76 %, et une baisse de l’absentéisme de 13%.
Cela permet également d’améliorer la convivialité au bureau. Les collaborateurs peuvent retrouver ou croiser leurs collègues. Ce mode de travail laisse place aux moments informels, fondamentaux au sein d’une entreprise.
Une réorganisation de l'espace de travail peut entraîner un gain de surface. De cette optimisation, peuvent découler : une baisse du loyer, une baisse de la consommation d'énergie, etc. Aussi, le matériel de bureau devra être fourni en plus petite quantité puisque le nombre de places individuelles sera moindre.
La mise en place du télétravail quelques jours par semaine permet également à l'entreprise d'économiser sur les frais de transport des employés et d'optimiser le taux d’occupation des espaces de travail (remote / présentiel).
Le flex office offre aux collaborateurs un sentiment de satisfaction. Ils se sentent plus responsabilisés. En leur donnant la possibilité de profiter de différents espaces au sein de leur organisation, ou de rester en télétravail, ils peuvent adapter leur façon de travailler. Cette flexibilité permet de réduire la pression liée à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle.
Cette organisation du travail évite également au collaborateur d’être dans une routine de travail fixe.
Chaque jour est différent ! Cela apporte son lot d’innovations et d'interactions avec d'autres personnes.
En regardant les avantages du flex office, on pourrait facilement penser qu'il n'y a pas d'inconvénients. Malheureusement, il en existe au moins quatre. Nous vous recommandons de les prendre en compte avant de revoir votre façon d'organiser votre mode de travail.
Le premier concerne la réduction possible du sentiment de bien-être au travail. En effet, en raison de la flexibilité exigée par le flex office, vous ne pouvez plus personnaliser votre propre espace de travail. Certes, les bureaux seront moins encombrés, mais l'absence d'objets personnels peut diminuer le sentiment de bien-être. Pour éviter cela, vous pouvez équiper vos bureaux de casiers ou boxs individuels fermés afin que les collaborateurs y disposent leurs effets personnels.
Le deuxième point à considérer est l'émergence possible de tensions entre les travailleurs. Car le premier arrivé au bureau sera le premier servi. Cela pourrait engendrer du stress et faire éclater de petits conflits entre les membres de l'équipe. D'autant plus si certains espaces de travail sont jugés moins agréables que d'autres, car à côté des toilettes ou dans un couloir de passage par exemple. Pour prévenir ces éventuelles tensions, un outil de gestion de présence et/ou de réservation de bureaux peut être nécessaire afin d’organiser au mieux le flex office.
En troisième lieu vient la communication professionnelle, qui pourrait se détériorer à cause du flex office. Si passer d'un bureau à l'autre est censé favoriser les échanges entre les employés, les changements fréquents de poste de travail peuvent aussi avoir l'effet inverse. Certes, les rencontres sont plus fréquentes, mais les liens qui se tissent sont plus faibles.
Dernière difficulté : s’adapter à une nouvelle organisation du travail. Ne pas disposer d'un bureau attitré implique de faire preuve d'une organisation optimale. Il faut être capable de proposer des espaces de réunion, pouvoir réserver un poste de travail au sein d'un espace de co-working (lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance), s'assurer que le lieu correspond au goût des employés, etc. L'organisation doit être soigneusement pensée pour permettre à cette nouvelle façon de travailler de libérer tout son potentiel !
Le flex office présente donc des avantages indéniables, mais aussi des inconvénients dont l'impact sur la vie de l'entreprise ne doit pas être ignoré. Une bonne pratique serait d'en discuter avec les employés et d'écouter attentivement leurs besoins.
Les outils SaaS de gestion du travail hybride (présentiel / télétravail / flex office) permettent notamment aux organisations d’anticiper ces problématiques en proposant des solutions concrètes pour faciliter la vie des collaborateurs et managers au quotidien.
Reflet de changements durables dans le comportement des travailleurs, le flex office nécessite un effort de co-construction avec le personnel. Un petit prix à payer pour que l'entreprise puisse bénéficier du plein épanouissement de son identité, et voir les membres de son équipe s'approprier ses valeurs et ses projets et les faire vivre.
Plusieurs options s'offrent à vous si vous souhaitez mettre en place le flex office dans votre entreprise comme repenser l’espace de travail de vos locaux actuels ou bien travailler depuis un espace de coworking. Tout dépend de vos baux de location actuels et du nombre de collaborateurs concernés.
Cela fonctionne en deux temps : analyser précisément les statistiques d’utilisation de vos espaces de travail et ensuite proposer un ensemble de services flexibles à vos collaborateurs.
Dans un premier temps, il est intéressant de calculer le nombre de postes de travail nécessaires dans les bureaux. L’objectif ici est de comprendre le nombre minimum de postes de travail nécessaires au quotidien. Il est donc nécessaire d'analyser les habitudes des collaborateurs pour connaître le taux d’occupation des bureaux.
Dans un second temps, vous pouvez parler à vos collaborateurs : il est important de communiquer les changements à venir avec eux, à l’ère où la transparence est clé au sein des structures. Certains collaborateurs ne seront pas forcément très heureux de se retrouver sans leur propre bureau, c'est donc à vous d'expliquer les nombreux avantages d'un flex office. Ils sont également source d’inspiration dans le choix du mode de travail et auront des propositions à vous faire dans le cadre de cette organisation.
Qui dit politique de flex office dit flexibilité des collaborateurs de l’entreprise. Les collaborateurs ont donc, dans ce mode de travail libre accès aux équipements, salles de réunion, restauration, parking.
Si vous souhaitez travailler avec d'autres personnes dans le cadre de projets collaboratifs, libre à vous de choisir un bureau plus grand pour accueillir toute votre équipe. Vous pouvez à tout moment réserver une salle de conférence, un espace de travail, travailler dans une “phone box” ou une salle d'appel privée, et même vous installer dans un coin plus tranquille à l'écart de votre équipe.
Des outils SaaS de gestion du travail hybride permettent également d’améliorer la flexibilité du travail et faciliter la vie au quotidien de vos collaborateurs. Comment ? En partageant un planning de présence aux équipes totalement intégré aux autres outils collaboratifs de l’entreprise (Slack, Teams, Google, etc.). On se retrouve alors au bureau au bon moment avec ses équipes.
Une autre idée en vogue est la mise en place d’un plan de mobilité flexible : ce plan consiste à rassembler différentes initiatives pour promouvoir des modes de déplacement plus durables et efficaces pour vos employés.
Avec le “future of work” et l’avènement du travail hybride, on voit fleurir de nombreuses expressions liées au flex office qu’il devient indispensable de connaître !
Passons en revue ces termes que vous allez rencontrer dans la mise en place de votre flex office :
Le smart working est un ensemble de pratiques qui ajoutent une plus grande flexibilité aux méthodes de travail grâce à des solutions innovantes. La flexibilité du lieu, des horaires, des heures de travail et le partage des responsabilités sont quelques-uns des marqueurs du smart working.
Flex desk, hot desk ou shared desk (Bureau flexible ou bureau partagé en français) sont des termes utilisés pour décrire un espace de travail non attribué et ouvert à tous. Le plus important est que cet espace est lié à un système de réservation (en entreprise ou en coworking) afin que les utilisateurs puissent le réserver et l’utiliser selon leurs besoins.
Le desk sharing (partage de bureau) est une disposition flexible où les collaborateurs peuvent réserver un bureau pour la journée. Au lieu d'avoir des bureaux permanents, les collaborateurs peuvent choisir un bureau ou un espace de travail chaque jour où ils arrivent. Une fois qu'ils ont fini de travailler, le bureau se libère et un autre travailleur peut le réserver.
Similaire au desk sharing, le hot desking est un concept consistant à attribuer des bureaux aux travailleurs lorsqu'ils en ont besoin ou selon un système de rotation, plutôt que de donner à chaque collaborateur son propre bureau.
Un smart office est un lieu de travail hybride alliant haute technologie et une touche humaine. Conçus pour améliorer l'espace de travail global grâce à de meilleurs outils de gestion, ils permettent aux collaborateurs de travailler plus intelligemment et d'être plus productifs.
La mise en place du flex office implique que certains employés travaillent à domicile. Il est donc important d'adapter le mode de travail des différentes équipes afin qu'elles puissent continuer à collaborer de manière optimale.
Une nouvelle approche de l'organisation du travail à distance pour permettre un suivi régulier des réunions quotidiennes
Les réunions quotidiennes sont un bon moyen de se tenir au courant de l'avancement des travaux des collègues. Ces réunions, qui peuvent être organisées à distance par vidéoconférence, permettent de communiquer quotidiennement sur les tâches en cours et les éventuels problèmes rencontrés par les différents collaborateurs. C'est également le bon moment pour poser toutes les questions de la veille afin d'avancer au mieux sur les différents projets en cours.
C'est à vous de définir le nombre de réunions nécessaires par jour, en fonction des besoins de votre équipe.
Lire aussi : les conseils pour bien manager en mode hybride.
Bon nombre d’outils existent sur le marché pour une bonne organisation du travail à distance et une collaboration optimale entre tous les employés. On peut citer les outils de gestion / suivi de projet, de visioconférences, de messagerie instantanée, de travail collaboratif ou encore de partage de documents.
Toute cette “digital workspace” a vocation à aider au quotidien le travail de tous les collaborateurs partagé entre présentiel et télétravail.
La mise en place du flex office dans les entreprises peut être grandement facilitée par l’adoption d’une solution. Ces logiciels permettent de gérer la présence des collaborateurs via un planning dynamique afin de faciliter la collaboration entre équipes et optimiser les espaces de travail.
Ces outils sont notamment connectés nativement aux autres outils collaboratifs (Slack, Teams, Google, etc.) pour une adoption simple par les entreprises et leurs collaborateurs.
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