Le flex desk est un mode d’organisation, basé sur la règle du zéro bureau attitré. Les employés travaillent depuis différents espaces, au bureau ou ailleurs.
Le flex desk (ou bureau flexible) est une solution qui permet aux employés de choisir où et comment ils souhaitent travailler. Si il améliore l'efficacité et la productivité des collaborateurs, il présente aussi son lot d’inconvénients, voici donc les principes de base pour bien implémenter le flex desk dans votre organisation.
Le flex desk ou flex desking, ou encore bureau flexible en français, est un synonyme de flex office, un nouveau mode d’organisation de travail basé sur le principe suivant : l’absence de bureau attitré pour chaque salarié (plutôt que d’assigner un poste de travail à chaque travailleur). Le collaborateur peut alors s’installer dans un espace de travail différent chaque jour : un open space, une salle de réunion, une bulle, un espace de co-working ou encore exercer son activité en télétravail.
Cette nouvelle organisation implique aussi un nouveau mode de management basé sur la confiance et le bien-être au travail.
Passer en mode flex desk est un sujet crucial pour l’optimisation immobilière : cette nouvelle organisation impose un réaménagement des espaces ayant pour objectifs de réduire les espaces afin de réaliser des économies foncières et énergétiques.
L’occupation des espaces peut même être un indicateur de performance avec le levier suivant : ne pas louer un espace pour rien pour parer aux espaces laissés vides par les salariés absents (congés, formation, en déplacement…).
Selon Sarah Proust, autrice de Télétravail, la fin du bureau, les postes de travail sont disponibles 40% du temps en moyenne, entre généralisation du télétravail, RTT, autres congés déplacements ou formations : Inutile donc de disposer d’immenses bureaux parsemés près de la moitié du temps !
Cette nouvelle organisation n’est pas adaptée à tous les métiers ni collaborateurs : les professionnels nécessitant un équipement spécifique pour exercer (écrans multiples par exemple) ne seront pas les meilleurs candidats au flex desk.
Par opposition, ceux qui travaillent en mode projet ou en intervention extérieure, seront plus disposés à changer de poste au sein du bureau.
Le flex desk est utilisé dans les entreprises qui cherchent à offrir flexibilité et mobilité à leurs collaborateurs ou encourager une culture de travail plus collaborative. Le flex desk est également une solution intéressante pour les entreprises cherchant à réduire les coûts liés à l'occupation des bureaux.
Ce mode d’organisation du travail peut également être utilisé par les freelances ou entrepreneurs qui cherchent un espace de travail temporaire ou une solution de bureau partagé.
Le flex desking présente plusieurs avantages notamment faciliter le retour au bureau des collaborateurs.
Après une longue période de distanciation imposée par la crise sanitaire, chacun a pu expérimenter la flexibilité au travail et l’ équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Le flex desk répond à ces nouvelles aspirations de souplesse.
Aménagés en mode flex, les nouveaux espaces de travail accroissent la créativité et l’ouverture d’esprit en favorisant les interactions entre collaborateurs. Plus mobiles, les différentes équipes sont davantage en contact : le flex desk permet d’améliorer la collaboration et de favoriser les échanges entre collaborateurs.
Laisser les travailleurs choisir leurs horaires et mode de travail peut augmenter leur motivation et productivité. Le flex desk permet aux collaborateurs de se concentrer plus facilement et d'être plus productifs car ils sont à l'abri des distractions liées au travail en milieu professionnel traditionnel.
Le flex desk est une solution intéressante pour les entreprises cherchant à réduire les coûts financiers et énergétiques liés à l'occupation partielle des bureaux en favorisant la densité au sein de leurs locaux, les structures peuvent ainsi fermer les espaces inoccupés - étages, plateaux, salles. Aussi, l’économie de trajets des collaborateurs exerçant en télétravail peut également réduire l’empreinte carbone de l’organisation (selon le type de transport choisi par les travailleurs).
Les collaborateurs en bureau flexible profitent d’une plus grande autonomie et d’une certaine agilité dans leur organisation du travail.
Le flex desk permet de casser le rythme, d’éviter qu’une routine ne s’installe et enfin, propose des lieux de travail confortables. Pouvoir choisir son espace améliore la qualité de vie au travail et permet de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Le bureau flexible présente certains inconvénients pour les salariés et les employeurs.
Il est souvent reproché au flex desk de dépersonnaliser les relations dans le travail. Ce mode d’organisation demande aussi une forte capacité d’adaptation. Ces deux facteurs peuvent compromettre la sensation de bien-être au travail. De plus, le travail à domicile, inhérent au flex desk peut être source d’isolement pour les collaborateurs. Ces deux facteurs peuvent freiner la créativité et la productivité des salariés.
Pour éviter les risques psycho-sociaux liés au flex desk, il faut accompagner sa transition en interne : il est nécessaire de proposer aux collaborateurs des solutions pour réserver un espace ou déclarer sa présence à l’avance afin d’éviter divers désagréments (manque de place, surbooking, inconfort, mécontentement…). L’ outil de gestion de présence Offishall Planning permet aux utilisateurs d’organiser facilement le flex desk dans les entreprises.
Il peut être plus difficile de communiquer entre collègues ou membres du même service du fait de cette nouvelle organisation où l’on se voit moins. Cela peut nuire à la cohésion d’équipe et au sentiment d’appartenance à l’entreprise. Le recours aux messageries internes ou autres solutions collaboratives peut fluidifier les échanges entre les salariés.
Le développement de l’entreprise distribuée représente une dépense énergétique aussi par l’énergie nécessaire au fonctionnement des serveurs qui hébergent les données, en quantité croissante avec la digitalisation imposée par ce mode de travail. Il existe des techniques simples pour limiter son empreinte carbone mais elles risquent de ne pas être suffisantes.
Le succès d'une organisation en flex desk repose en grande partie sur un aménagement adapté, et la création de différents espaces qui ponctuent le quotidien des équipes. Le flex desk ne doit pas être uniquement considéré comme une opportunité de faire baisser les coûts : il doit être pensé en environnement qualitatif apportant aux salariés une offre riche d'espaces adaptés à leurs usages.
Il est possible de proposer un plan d’aménagement adapté en observant en amont les comportements d’occupation et les statistiques associées grâce à un outil de déclaration de présence.
Pour un espace flex adéquat, les entreprises ont intérêt à proposer un panel d’équipements et d’espaces adaptés :
Avec un capital humain agile et des espaces de travail mouvants, il est primordial d’être clair et transparent dans la communication interne. Voici quelques pistes pour prévoir une bonne communication :
Enfin, il peut être intéressant de mener des enquêtes de satisfaction pour que les employés puissent partager les bonnes et mauvaises expériences.
Afin de fluidifier l'organisation, il existe des systèmes de déclaration de présence et de réservation d’espaces ou de services. L’usage de ce type d’outils limite et prévient les désagréments liés au flex office, notamment les sentiments de confusion ou frustration liés au choix de qui s’installe quand et où. Grâce à ces solutions, gérer la présence des collaborateurs et l’utilisation des espaces est simplifiée.
Les solutions de réservation de bureau améliorent les environnements dans lesquels les employés travaillent et collaborent, offrant une plus grande flexibilité pour choisir un lieu de travail qui correspond le mieux au besoin de chaque employé en fonction des situations de travail. Ces outils permettent aussi de réduire les tâches administratives relatives à l'utilisation des espaces et des services mis à disposition.
En suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez être sûr d'offrir une expérience innovante et satisfaisante à vos équipes.
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