Le smart office est un nouveau mode de travail et d'aménagement des bureaux qui utilise la technologie pour être plus productif et collaborer plus efficacement.
La technologie grand public évolue et progresse constamment, et votre bureau ne devrait pas y faire exception. Les nouvelles innovations en matière de technologie facilitant le travail au quotidien permettent aux entreprises de connecter les collaborateurs et les équipes, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
L’une des innovations en question est le smart office !
Le smart office est un type de bureau qui utilise la technologie pour aider les organisations à travailler de manière productive et à collaborer efficacement.
Le smart working se développe également très fortement dans les organisations, attention à ne pas confondre les deux termes, qui restent cependant complémentaires.
Les smart offices utilisent la technologie connectée et les outils d’analyse de données pour s'assurer que les lieux de travail sont équipés pour les besoins spécifiques des collaborateurs à tout moment. Cela permet aux espaces de travail de s'adapter et d'évoluer à mesure que les organisations changent et se développent.
Rentrons maintenant plus en détail dans le fonctionnement du concept de smart office dans les entreprises.
Les entreprises en smart office utilisent la technologie pour aider leurs collaborateurs à travailler de manière plus productive et efficace, qu’ils travaillent au bureau ou à distance.
Les smart offices utilisent la technologie et la donnée pour analyser comment le lieu de travail peut permettre aux collaborateurs de travailler de manière productive et se sentir le plus à l’aise dans l’exercice de leurs fonctions.
Un smart office est un lieu de travail hybride conçu autour de la technologie avec une touche humaine.
Créé initialement pour améliorer l'espace de travail grâce aux meilleurs outils digitaux, ils permettent aux collaborateurs de travailler plus intelligemment, mieux et plus rapidement.
En 2023, les entreprises deviennent de plus en plus matures dans l’exploitation de la technologie et des outils digitaux dans la gestion des espaces de travail.
La période de pandémie a contraint les entreprises à adopter massivement le travail hybride (mix télétravail / présentiel). Désormais, ces pratiques se généralisent et sont déployées en vue d'améliorer l’utilisation des bureaux et la manière de travailler des collaborateurs.
Les principaux composants d'un smart office sont les salles de réunion et les espaces de travail intelligents. Ce sont les zones où les collaborateurs travaillent le plus souvent et peuvent bénéficier de l'utilisation de la technologie pour améliorer leur expérience de travail.
Nous rentrons dans l’ère du smart office !
Comme le flex office qui s’adapte au besoin capacitaire de l’actif immobilier, le smart office s'adapte et se modèle aux besoins des collaborateurs.
Lorsque nous parlons d'un bureau moderne, nous pensons généralement à des espaces ouverts, à de la verdure, à un éclairage naturel ou à un mobilier épuré. C'est en partie vrai, mais l'environnement physique de travail ne suffit pas pour qu'un bureau moderne soit qualifié d'intelligent.
Selon Sarah Proust, autrice de Télétravail, la fin du bureau : le taux d’occupation des postes de travail dans les bureaux est de 60 %. Raison de plus pour optimiser intelligemment les espaces de travail.
Nous devons donc souligner le rôle de la technologie comme support au bien-être des collaborateurs, à la performance de l’entreprise et à la rationalisation des ressources des organisations.
La technologie de smart office comprend plusieurs éléments qui se retrouvent quasiment dans toutes les entreprises.
Citons quelques exemples : matériels de visioconférence, applications de messagerie, digital workspace, planning de présence, logiciels de réservation de salles de réunion et de bureaux ou encore des outils d'analyse des modes de travail. Ces derniers permettent de comprendre comment les différents espaces de bureau sont utilisés et comment les optimiser.
La technologie et le smart office outillent les évolutions des modes de travail. Ils fournissent les données et les ressources pour rendre l'avenir du travail aussi agréable que productif.
Quels sont les avantages d'un smart office ?
Le smart office et les espaces de travail flexible permettent de programmer facilement des réunions hybrides et aident les équipes à organiser des réunions plus productives, quel que soit l'endroit où se trouvent les collaborateurs.
Dans un smart office, les individus peuvent trouver l'espace de travail le mieux adapté à leurs besoins, qu'il s'agisse de collaborer avec un groupe de travail ou de travailler sur des tâches individuelles.
De plus, les technologies de smart office aident les responsables IT et manager d’équipe à analyser la manière dont les outils et les espaces sont utilisés.
Les entreprises utilisent ces données dans le but d’optimiser les espaces de travail le plus efficacement possible. Cela s'avère notamment utile pour planifier un déménagement ou une rénovation de bureau afin que les espaces de travail correspondent aux besoins réels de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Plus de détails en fin d’article !
La notion de smart office peut prendre plusieurs aspects dans l’entreprise. Les dispositifs associés au travail collaboratif ou au bureau présentent un large éventail de technologies. De manière générale, nous retrouvons tout de même plusieurs éléments récurrents.
Dans un environnement de travail hybride, les bureaux attitrés ne sont plus économiquement viables. Le rôle de la technologie de smart office offre des solutions de "hot desking" intelligentes et fonctionnelles qui garantissent les places aux collaborateurs lorsqu'ils viennent au bureau.
Avec le hot desking, les espaces de travail peuvent être réservés à l'avance ou à l'arrivée au bureau.
Les solutions de travail hybride les plus courantes en smart office fournissent également des plannings de présence en ligne, où les collaborateurs peuvent voir quand leurs collègues prévoient d'être au bureau et quels espaces de travail ils ont réservés, afin qu'ils aient la possibilité de réserver une place à proximité.
Un outil de hot desking aide également les collaborateurs à réserver les services dont ils ont besoin pendant leur présence au bureau (salles de réunion, matériels informatiques, repas, etc.).
En savoir plus sur le hot desking
Dans un contexte de travail hybride, la réservation de salles de réunions les jours de présence au bureau est plus que jamais un enjeu de taille pour les entreprises.
Le smart office profite de cette situation pour répondre aux besoins des collaborateurs avec des solutions innovantes. L'essor de la vidéoconférence exige un tout nouvel équipement pour les salles de réunion, et comme la présence au bureau n'est plus garantie, le smart office optimise les salles de réunion en fonction de l'équipement nécessaire et du nombre de personnes présentes sur place.
Les meilleures solutions de smart office vont proposer un système de réservation de salles qui permet aux collaborateurs de trouver celle(s) qui correspond(ent) à leurs besoins et qui libère(nt) automatiquement la/ les salle(s) si personne ne se présente à la réunion, la/ les rendant ainsi disponible pour d'autres équipes.
Retrouver ses collègues n’est pas une mince affaire dans un environnement de travail hybride.
Les technologies de smart office ont pour rôle d’aider les collaborateurs à se retrouver et à collaborer.
Comment ? Grâce à un planning de présence (hebdomadaire, mensuel) et un plan d’étages pour localiser vos équipes facilement.
Via une solution web, chacun peut indiquer où il travaille et réserver par exemple des salles de réunions, favorisant ainsi les retrouvailles entre collègues.
Comme vu dans le paragraphe précédent, l'une des principales caractéristiques des technologies de smart office est de fournir à une entreprise un plan d'étage interactif qui indique la disposition des bureaux et des services associés.
Dans les grands bureaux, les collaborateurs peuvent avoir du mal à trouver les bonnes ressources, comme les salles de réunion et les espaces de travail.
Un plan d'étage interactif, souvent affiché à partir d'une application, peut réduire considérablement le temps passé à essayer de réserver des services et aider les collaborateurs à être plus efficaces.
La donnée a un rôle clé dans l’optimisation des espaces de travail. Le smart office et les technologies associées génèrent des données qui permettent aux différentes parties prenantes (responsable IT, facility manager, RRH) de prendre de meilleures décisions.
Les représentations graphiques permettent de piloter la gestion des espaces, les modes de travail favoris, taux de remplissage et taux d’utilisation des différentes ressources mis à disposition des collaborateurs (postes de travail, salles de réunions, etc.)
Les entreprises se dotent ainsi d'outils analysant les ressources les plus utilisées, le nombre de réservations fantômes, de réunions qui se déroulent dans le temps, de personnes présentes dans le bureau au cours d'une semaine, d’un mois ou d’une année.
A mesure que le travail devient hybride, les possibilités deviennent infinies dans l’optimisation des espaces de travail en comparant :
Un smart office présente de nombreux avantages. Tout d'abord, il permet d'optimiser un lieu de travail hybride et de minimiser les frictions causées par les inefficacités de la vie professionnelle quotidienne.
Ces bénéfices peuvent revêtir plusieurs formes : trouver facilement les ressources dont les collaborateurs ont besoin, améliorer l'expérience collaborateur ou encore optimiser les espaces de bureaux.
Analysons les principaux avantages du smart office, que ce soit pour l’entreprise ou les collaborateurs.
L'utilisation de technologies de smart office facilite le quotidien dans un environnement de travail hybride notamment la réservation de services et la visualisation des collègues disponibles.
A partir des données récoltées sur l’usage des ressources par les collaborateurs, l’entreprise peut optimiser les lieux de travail hybride (réaménagement, flex office, hot desking, salles de réunions, etc.)
En fournissant des outils simples d’utilisation pour la réservation des ressources, la recherche de collègues ou l’animation d’événements professionnels, le collaborateur vivra son temps au bureau comme une expérience transparente, ce qui peut inciter à s'y rendre plus souvent.
En analysant les habitudes des collaborateurs, les entreprises peuvent créer un environnement entièrement adapté à leurs besoins et bien-être.
Par conséquent, les collaborateurs qui sont les plus satisfaits de leur lieu de travail sont aussi les plus engagés.
Expérience collaborateur : tendance ou sujet à fort impact ?
L’aménagement des bureaux et les ressources mises à disposition des collaborateurs sont représentatifs de la culture de l’organisation.
En optimisant les bureaux de façon smart office, les entreprises innovantes dotent leurs collaborateurs d’outils de travail modernes et performants, les fidélisant ainsi sur le long-terme.
Les solutions de smart office vont diffuser une culture de travail innovante favorisant l'harmonie entre les collaborateurs. Avec l’hybridation du travail, créer du lien entre équipes avec de meilleures pratiques de communication favorise la fidélisation des talents.
Les réservations de salles de réunions, gestion des données de présence, les smart offices ont vocation à être des lieux de travail plus productifs car ils facilitent la vie des collaborateurs au quotidien.
Selon les études comme celle de la Harvard Business Review ou celle du CNP, les entreprises qui investissent massivement dans les nouveaux modes de travail (hybride, flex office, smart working) bénéficient d'une productivité accrue.
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